Úvod

Při spolupráci se společností KOPOS KOLÍN a.s., IČO: 61672971, se sídlem Kolín IV, Havlíčkova 432, PSČ 28094, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl B, vložka 3689 („Společnost“) nám svěřujete své osobní údaje. Děláme všechno pro to, abychom Vaši důvěru nezklamali. Rádi bychom vám vysvětlili, jak s osobními údaji zacházíme.

Zásady se vztahují na všechny klienty, dodavatele a odběratele Společnosti a taky na kohokoli jiného, kdo Společnost kontaktuje nebo mu jinou cestou pošle nějaké informace (pokud není níže uvedeno jinak). Tím se rozumí všichni, kdo využívají služeb Společnosti nebo pro ni poskytují služby, subdodávky nebo jsou v jiném smluvním vztahu se Společností.

Správce údajů

Správcem osobních údajů je Společnost. Pokud nás chcete kontaktovat a zeptat se nás na cokoliv týkající se zpracování osobních údajů, můžete využít následující kontaktní údaje:

Email: GDPR@kopos.cz
Korespondenční adresa: Havlíčkova 432, 280 94 Kolín

Jaké údaje shromažďujeme

Společnost shromažďuje tyto kategorie údajů:

  1. Údaje, které poskytujete sami

    Informace poskytnuté při těchto příležitostech:

  • při uzavření smluvního vztahu mezi vámi a námi;
  • údaje, které nám poskytnete pro realizaci zakázky;
  • pokud Společnost kontaktujete a poptáváte nebo nabízíte dodávky svých služeb nebo zboží.

  1. Informace z jiných zdrojů

    K takovým zdrojům patří:

  • veřejně dostupné zdroje včetně veřejných rejstříků a sítě Internet, pokud tyto údaje nezbytně nutně potřebujeme na příklad pro vystavení účetního dokladu, nebo pokud Vaše obchodní kontaktní údaje zveřejňujete na Internetu a my bychom Vám chtěli nabídnout spolupráci;
  • informace, které jsme obdrželi od třetích osob, jako na příklad Vašich zaměstnavatelů nebo spolupracovníků nebo obchodních partnerů, a které nezbytně potřebujeme pro realizaci zakázky.

Společnost může zkombinovat informace shromážděné z těchto zdrojů s dalšími informacemi, které má k dispozici.

Jak vaše údaje využíváme

Společnost využívá shromážděné údaje k těmto účelům:

  1. Ochrana majetku a ochrana práv třetích osob
    Máme zájem na tom, abychom chránili majetek a práva Společnosti a třetích osob. Za tímto účelem jsou provozovny a sídlo Společnosti zabezpečeny kamerovým systémem.

    Pokud nás přijdete navštívit, budete na recepci identifikováni za stejným účelem.

    Vaše údaje využíváme výhradně za uvedeným účelem a dále je nijak nezpracováváme.

  2. Uzavírání, změna a ukončování smluv
    Údaje využíváme pro přípravu smluvní dokumentaci, změnu smluv nebo ukončení smluv.

    Za tímto účelem Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na uzavření, změnu a skončení smluvního vztahu.

  3. Oslovování pro spolupráci
    Údaje užíváme po poptávání služeb a produktů od různých dodavatelů, pokud jsou Vaše osobní kontaktní údaje zveřejněny na síti Internet nebo pokud nám Vaše údaje dobrovolně sdělíte na příklad na veletrhu, schůzce nebo při obdobné příležitosti. Máme přitom za to, že tímto nezasahujeme do Vašeho soukromí. Pokud by vás to přesto obtěžovalo, dejte nám prosím co nejdříve vědět. K tomu můžete využít email GDPR@kopos.cz

  4. Obchodní činnost
    Údaje užíváme pro samotnou realizaci a evidenci zakázek a služeb, pro komunikaci s klienty, odběrateli a dodavateli.

    Za tímto účelem vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom mohli realizovat zakázku nebo službu a zároveň vyhověli všem platným právním předpisům.

  5. Vedení účetnictví
    Údaje využíváme k vystavování faktur a vedení účetnictví.

    Za tímto účelem Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na vedení účetnictví.

  6. Marketing
    Vaše osobní údaje dále užíváme za účelem zasílání obchodních sdělení, pokud jste nám k tomu udělili dobrovolný souhlas, nebo pokud jsme s Vámi ve smluvním vztahu, neboť důvodně předpokládáme, že máte o informace a novinky Společnosti zájem. Pokud by vás to přesto obtěžovalo, dejte nám prosím co nejdříve vědět. K tomu můžete využít email GDPR@kopos.cz

    Pokud se účastníte akce Společnosti, můžeme z akce pořizovat fotografický nebo video záznam a tyto záznamy za účelem informování o akci zveřejnit na našich webových stránkách, sociálních sítích Společnosti nebo v jiných marketingových materiálech. Záznamy nejsou pořizovány s úmyslem zpracovávat Vaše osobní údaje, ale pokud by Vám to přesto nebylo příjemné, dejte nám prosím co nejdříve vědět, a pokud to bude možné, záznamy odstraníme.

  7. Nábor nových zaměstnanců
    Pokud nám zašlete svůj životopis, budeme vaše údaje využívat pro obsazení nové pracovní pozice.

    Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po celou dobu výběrového řízení, ledaže nám dáte souhlas, abychom si vaše údaje uložili po dobu dalších dvou let pro případ nově otevřené pozice v budoucnu.

  8. Soudní řízení a obrana právních nároků
    Shromážděné údaje můžeme využívat k vyšetřování nebo řešení sporů nebo právních nároků, které souvisejí s obchodní spoluprací se Společností, nebo v jiných případech povolených platnými zákony.

Sdílení a předávání údajů

Společnost může shromážděné údaje sdílet:

  1. S našimi obchodními partnery
    Společnost může poskytovat informace svým spolupracovníkům, dodavatelům, konzultantům, poskytovatelům software, poradcům a dalším poskytovatelům služeb nebo obchodním partnerům, pokud pro Společnost zajišťují služby spočívajících ve zpracování osobních údajů, které Společnost nemůže poskytnout sama. V žádném případě Vaše osobní údaje neposkytujeme ať už úplatně nebo bezúplatně třetím osobám, které Vaše údaje k ničemu nepotřebují.

    Rádi bychom Vás ujistili, že všichni smluvní partneři Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti a dodržují platné právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

  2. Z právních důvodů nebo v případě sporů
    Společnost může Vaše údaje sdílet, pokud je to vyžadováno zákonem, regulacemi, provozními smlouvami, právními procesy nebo státními úřady:

  • s policií a soudy, státními úřady nebo jinými třetími stranami, pokud je to nutné k vymáhání našich právních nároků, pokud je to nutné k ochraně práv nebo majetku Společnosti nebo třetích osob;
  • s jinými stranami v souvislosti s případným slučováním společností, prodejem majetků, konsolidací nebo restrukturalizací, financováním nebo přechodem Společnosti nebo její části do vlastnictví jiné společnosti.

  1. S vaším souhlasem
    Společnost může vaše údaje sdílet i jinými způsoby, pokud vás na to upozorní a Vy s tím budete souhlasit.

Vaše osobní údaje můžeme v nezbytných důvodech předávat mimo země EU, zejména v případě, kdy dojde k obchodní činnosti Společnosti v zahraničí. Rádi bychom Vás ujistili, že v takovém případě budeme vždy dodržovat platné právní předpisy týkající se předávání osobních údajů do zahraničí.

Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů můžete u Společnosti uplatnit níže uvedená práva. Pro uplatnění své žádosti využijte korespondenční adresu Společnosti uvedenou v těchto zásadách. Z důvodu zpřehlednění prosím využijte tento formulář.

  1. Uchovávání a výmaz údajů
    Vaše osobní údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu se Společností a standardně ještě deset (10) let po jeho skončení, ledaže jsou stanoveny jiné zákonné archivační doby. Společnost Vaše údaje smaže nebo zanonymizuje hned po tom, co o to požádáte (vyjma případů uvedených dále).

    Pokud to umožňuje zákon, může si Společnost některé údaje uchovat i po uplynutí doby uchování, a to v těchto případech:

  • pokud s Vámi Společnost řeší nějaký problém jako na příklad neuzavřený spor nebo právní nárok.
  • pokud to po nás vyžaduje zákon, anebo když tyto údaje uchováváme v agregované nebo anonymní podobě.
  • pokud takové údaje potřebujeme k legitimním obchodním účelům.

  1. Přístup k Vašim údajům
    Můžete se na nás kdykoliv bezplatně obrátit s žádostí o informace, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, žádat detailní informace o tomto zpracování.

  2. Změna Vašich údajů nebo chyba v údajích
    Pokud dojde v průběhu trvání smluvního vztahu se Společností k jakékoliv změně ve Vašich osobních údajích, jako na příklad změna jména, změna sídla či bydliště nebo e-mailové adresy či telefonního čísla, nebo pokud zjistíte, že pracujeme s Vašimi neaktuálními nebo chybnými údaji, prosím dejte nám o tom co nejdříve vědět.

  3. Omezení zpracování
    Pokud máte za to, že:

  • zpracováváme Vaše nepřesné údaje,
  • zpracování Vašich údajů je protiprávní a přejete si všechny údaje smazat,
  • Vaše údaje již nepotřebujeme ke shora uvedeným účelům, ale rád byste je užil(a) pro obhajobu svých právních nároků na příklad v soudním řízení,
  • již Vás naše zprávy obtěžují, ačkoliv jsme předpokládali, že by vás mohli zajímat,

    můžete nás požádat o omezení zpracování jen některých vašich osobních údajů nebo pro jen určité účely zpracování.

  1. Námitka proti zpracování
    Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete souhlas kdykoliv písemně (včetně e-mailu) odvolat.

  2. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
    Můžete se na nás kdykoliv obrátit, abychom vaše údaje, které máme k dispozici, předali třetí osobě podle vaší specifikace

  3. Přenositelnost údajů
    Můžete se na nás kdykoliv obrátit, abychom vaše údaje, které máme k dispozici, předali třetí osobě podle vaší specifikace.

  4. Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
    Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu se zákonem, můžete se kdykoliv obrátit se stížností u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

 

Datum vydání: 25.5.2018
Aktualizace: 3.7.2018
Platnost od: 10.7.2018